हरेक संगठनका आ-आफ्ना विभिन्न उद्देश्यहरू रहेका हुन्छन् र ती उद्देश प्राप्तिका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनका उद्देश्यहरू प्राप्तिमा सहयोग पुर्याउने एउटा असल संवाहक हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको उद्देश्य प्राप्तिको क्रममा आउन सक्ने सम्भावित जोखिमको पूर्वानुमान गरी त्यस्ता जोखिमहरूको न्यूनीकरणका लागि पूर्व सचेतना अपनाउने सुधारात्मक र नियन्त्रण व्यवस्थापकीय शैली हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको लक्ष र उद्देश्य हासिल गर्न बनाइने नीति, योजना, कानुन, प्रक्रिया, जिम्मेवारी, व्यवहार जस्ता पक्षलाई समेट्छ ।
प्रदेश र स्थानीय तहका संरचनाहरू नयाँ संरचना भएकाले र यी तहहरूमा साधन श्रोतको उच्चतम उपयोग गर्ने, साधन श्रोतको मितव्ययी परिचालन गर्ने, अपव्यय रोक्ने तथा श्रोत प्रक्रिया र परिणामबिच सामञ्जस्य कायम गरी सम्पादित कामहरू कानुन सम्मत र उत्तरदायित्व तथा जबाफदेहिता बहन गर्नमा यसले सहयोग पुर्याउने भएकोले यी तहहरूमा यसको प्रयोग आवश्यक छ । यसका लागि यी तहहरूमा यसको सैद्धान्तिक ज्ञानको अतिरिक्त आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गर्ने व्यवहारिक ज्ञान समेतको आवश्यकता देखिन्छ । यस सम्बन्धी तालिम प्रदायक निकायहरूले यसमा विशेष ध्यान दिनु आवश्यक छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनलाई मितव्ययी दक्ष र प्रभावकारीताका साथ सञ्चालन गर्न, स्रोतसाधन तथा सम्पत्ति दुरुपयोग र हिनामिना हुनबाट बचाउन, संगठन भित्रबाट हुने सम्भावित कमी कमजोरीहरू र नियोजित तवरबाट हुने साधन श्रोतको दुरुपयोग पत्ता लगाउन र रोक्न, कानुन र नियम संगत रूपमा संगठन सञ्चालन गर्न मदत गर्छ ।
कुनै पनि संगठन कति प्रभावकारी र दक्षताका साथ सञ्चालन हुदैछ भन्ने कुरा संगठनको आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कस्तो छ, कति प्रभावकारी रूपमा कार्यान्वयनमा आएको छ भन्ने विषयले निर्धारण गर्छ । संगठनको संस्थागत सुशासनका लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको अवलम्बन उपयुक्त मानिन्छ । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीका पांचवटा अवयवहरू रहेका छन् । यसमा जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको वातावरण, नियन्त्रणको क्रियाकलाप, सूचनाको आदान प्रदान, अनुगमन तथा मूल्याङ्कन रहेका छन् । यी अवयवहरू एक अर्कामा अन्तर निर्भर छन् र कुनै एक अवयवको प्रभावकारिताको असर अन्य अवयवमा पर्ने गर्दछ । नीति निर्माता, व्यवस्थापक र कर्मचारीले यी अनुसरण र पालन गरेमा मात्र आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली प्रभावकारी र नतिजामुखी हुन्छ । अन्तिम लेखा परीक्षणको क्रममा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तयार गरिए नगरिएको आधारमा लेखा परीक्षण कार्यको जोखिम हेर्ने गरिन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली नबनाएका निकायहरूको सैद्धान्तिक बेरुजुमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली नबनाएको कुरालाई शुरुमै उल्लेख गर्ने गरिन्छ । अन्य नियामक निकायहरूले समेत आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बनेको वा नबनेको आधारमा ती निकायहरूको छानबिन प्रक्रियाको मापदण्ड निर्धारण गर्ने गर्दछन् । यसर्थ आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली कुनै निकाय विशेषको आन्तरिक सुशासनलाई मजबुत बनाउने विषय मात्र नभै नियामक निकायहरूले सो निकायलाई हेर्ने दृष्टिकोण निर्धारण गर्नमा सहयोग गर्ने प्रणाली हो । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले संगठनको निर्णय प्रक्रियालाई प्रभावकारी बनाउने काममा समेत सहयोग गर्दछ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली निर्माणका केही चरणहरू रहेका हुन्छन् । कार्यालयको मूल उद्देश्य, तदनुरूप सम्पादन हुने कार्यहरू, ती कार्यहरूमा आउन सक्ने सम्भावित जोखिमहरू, ती जोखिम नियन्त्रण वा न्यूनीकरणका लागि अपनाइने उपायहरू, यस्ता उपायहरूको सूचना सम्प्रेषण प्रणाली र अनुगमन गर्ने तह लगायतका विषयहरू यसमा समावेश हुने गर्दछन् । यस प्रक्रियामा सहजताका लागि महालेखा नियन्त्रक कार्यालयले आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली निर्देशिका र संघीय मामिला तथा सामान्य प्रशासन मन्त्रालयले प्रदेश तथा स्थानीय तहको लागि आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली निर्देशिकाको नमुना समेत तयार गरेको छ । यी नमुना निर्देशिकाहरूको आधारमा प्रदेश र स्थानीय तहहरूले आ आफ्नो आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बनाइ कार्यान्वयनमा ल्याउन सक्दछन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको निर्माण र कार्यान्वयनमा सहजताका लागि विभिन्न तालिम प्रदायक निकायहरूले यसको सैद्धान्तिक र व्यवहारिक अभ्यास गराउनु नितान्त जरुरी छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पहिलो पक्ष नियन्त्रणको वातावरण हो । नियन्त्रणको वातावरणलाई आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको सबै अवयवको मुख्य आधारको रूपमा लिइन्छ । यसले संगठनको संरचना, कार्य प्रक्रिया, कार्य स्तर र अनुशासनको पक्षलाई समेट्छ । नियन्त्रणको वातावरणले हुन सक्ने सम्भावित कमजोरी वा त्रुटि रोक्नमा सहयोग गर्दछ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको दोस्रो पक्ष जोखिमको वातावरण हो । संगठनमा जोखिम कुनै पनि अवस्थामा आउन सक्छ र यसले अपेक्षित नतिजा प्राप्तिमा असर पार्न सक्छ । नयाँ नेतृत्व र व्यवस्थापक नियुक्त हुँदा वा परिवर्तन हुँदा , नयाँ कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्दा, भिन्न प्रकारको वा जटिल कार्यक्रम कार्यान्वयन गर्दा, नयाँ वस्तु वा सेवा प्रवाह गर्दा, सेवाग्राहीको माग वा बजारको माग परिवर्तन हुँदा, नयाँ नयाँ प्रविधिको विकास हुँदा, कामदार वा कर्मचारीमा असन्तुष्टि आएमा, नयाँ प्रणाली कार्यान्वयनमा ल्याउँदा, प्राकृतिक विपत्ति आएमा, कुनै परिस्थितिमा श्रोत साधनको अभाव भएमा, देशको आर्थिक संरचनामा परिवर्तन भएमा जस्ता परिस्थितिमा जोखिमको अवस्था आउँछ । यस्ता सम्भावित जोखिमको वातावरण कम गर्न व्यवस्थापनले जोखिमको पहिचान विश्लेषण र व्यवस्थापन जस्ता तीन वटा काम गर्नुपर्छ । विश्लेषणले देखाएका उच्च जोखिम क्षेत्र, न्यून जोखिम क्षेत्रको गर्नुपर्छ । यस्तो पहिचान पछि सो को व्यवस्थापन गर्ने उपायको खोजी र प्रयोग गर्नुपर्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको तेस्रो पक्ष नियन्त्रणको क्रियाकलाप हो । नियन्त्रणको क्रियाकलाप भन्नाले संगठनको लक्ष हासिल गर्न बनाइने नीति, प्रणाली र कार्य प्रक्रिया पर्दछन् । नियन्त्रणको क्रियाकलाप संगठनको सबै तहमा कार्यान्वयन गर्नुपर्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको चौथो पक्ष सूचना र सञ्चार हो । संगठनको योजना, नियन्त्रणको वातावरण, जोखिम क्षेत्रको पहिचान, नियन्त्रणको क्रियाकलाप तथा कार्यसम्पादनको अवस्था वारे संगठनसंग संवृद्ध र आबद्ध सबैलाई समयमै सूचना प्रवाह गर्नुपर्छ । यसले संगठनको लक्ष प्राप्त गर्न वा नतिजा हासिल गर्न सहज हुन्छ । कसको काम के हो, के कस्तो नतिजा, कहिले सम्म प्राप्त गर्नुपर्ने हो र लागत कति लाग्ने हो जस्ता महत्त्वपूर्ण सूचनाको जानकारी भयो भने कार्यसम्पादनमा सहज हुन्छ । यसबाट सुपरिवेक्षकलाई पनि कामको अनुगमन गर्न र सही किसिमले अगाडी बढाउन मदत पुग्छ ।
संगठनको योजना, नीति, लक्ष वा प्राप्त गर्नु पर्ने नतिजा, संगठन संरचना, सेवा वा वस्तुको स्तर, काम कर्तव्य र जिम्मेवारी, कार्य सम्पादन प्रक्रिया, पालन गर्नुपर्ने आचरण अनुशासन, आवधिक भौतिक र वित्तीय प्रगतिको अवस्था, कार्यसम्पादन स्तर, आन्तरिक र बाह्य लेखापरीक्षण प्रतिवेदन, कार्यसम्पादन मूल्यांकनको नतिजा लगायत अन्य महत्त्वपूर्ण विषयको बारेमा संगठनमा सबैलाई जानकारी गराउनु पर्छ । यसबाट लक्ष प्राप्त गर्न वा नतिजा हासिल गर्न सहज हुन्छ ।
आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको पाचौ पक्ष अनुगमन र मूल्याङ्कन हो । सङ्गठनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली आवश्यकता अनुसार तर्जुमा गरियो गरिएन, सही किसिमले कार्यान्वयन भयो भएन र प्रभावकारी भयो भएन भन्ने विषयलाई अवलोकन गरिन्छ । यदि यी सबै पक्षहरू सशक्त, क्रियाशील र प्रभावकारी छन् भने आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली सही किसिमले तर्जुमा भएको रहेछ भन्ने देखिन्छ । अनुगमन सम्बन्धी काम व्यवस्थापक स्वयंले, आन्तरिक लेखापरीक्षक वा यस्तै प्रकृतिको संगठनको सहयोग लिई गर्न सकिन्छ ।
यसै परिवेशमा नेपालको सार्वजनिक प्रशासनमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको महत्वलाई दृष्टिगत गर्दे यसलाई कार्यान्वयनमा ल्याउने प्रयासहरू भएका छन् । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीले आर्थिक र व्यवस्थापकीय स्व अनुशासन कायम गर्नमा सहयोग गर्ने हुँदा सबै सार्वजनिक निकायमा यसको प्रयोग अपरिहार्य देखिन्छ । संस्थागत सुशासन, साधन श्रोतको उच्चतम र विवेकपूर्ण प्रयोग, प्रक्रिया र परिणामबिचको सन्तुलन गर्ने गराउने काममा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली उपयोगी व्यवस्थापकीय संयन्त्र बनेको छ । प्रदेश तहका केही कार्यालयहरू र केही स्थानीय तहमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली तर्जुमा भएको भएता पनि तिनको व्यवहारिक प्रयोग कम भएको देखिन्छ। प्रदेशका अधिकांश कार्यालयहरू र अधिकांश स्थानीय तहहरूमा आन्तरिक नियन्त्रण प्रणाली बन्न सकिरहेको स्थिति छैन । आन्तरिक नियन्त्रण प्रणालीको निर्माण र त्यसको अवलम्बनले प्रदेश र स्थानीय तहको सुशासनलाई दिगोपना दिन सहयोग पुग्दछ ।
(डा. दामोदर रेग्मी प्रशासनविद् तथा गीतकार तथा हुन् ।)
